Voor het behouden én het behalen van het AEO-certficaat is het belangrijk om je bedrijfsprocessen, risico’s en maatregelen goed in kaart te brengen en te onderhouden. Een AEO-managementsysteem is een beheerstool waarin al jouw procedures en (werk)instructies eenvoudig zijn in te zien én waar je alle AEO registraties zoals Security- en Douane inspecties, verbeterpunten, klachten, afwijkingen, incidentmeldingen, auditbevindingen, klant- en leveranciersrevaluaties, etc. eenvoudig in kunt registreren.
Improve, hét online managementsysteem voor AEO
Het cloudbased platform Improve is ingericht conform de AEO-eisen en dus kan je gelijk aan de slag met de AEO Risk Assessment Tool, doelstellingen en KPI overzicht en de op jouw van toepassing zijnde wet- en regelgeving invullen in het compliance register. Met Improve heb je grip op alles wat er nodig is voor een gestroomlijnd AEO- en Security beleid.
Waarom een managementsysteem voor AEO?
Met milieumanagementsysteem Improve sta je al 3-0 voor!
Improve is een managementsytseem dat reeds ”gevuld” is met onze kennis. Jij kunt er dus op vertrouwen dat je gebruikt maakt van een systeem dat voldoet aan de internationale ISO normen, de VCA Checklist en de AEO Guidelines.
Wat is AEO en de AEO-vergunning?
Neemt jouw bedrijf deel aan het internationale handelsverkeer? Dan kan je bij de Douane de status van Authorised Economic Operator (AEO) aanvragen. Het AEO-concept is gebaseerd op de door de Wereld Douane Organisatie ontwikkelde ‘Customs-to-Business partnership’. Uitgangspunt daarbij is dat bedrijven en Douane nauw samenwerken. Ze hebben als gemeenschappelijk doel het verhogen van de veiligheid van de internationale logistieke keten door middel van een AEO-vergunning.
Waarom een AEO-vergunning?
Voor bedrijven in de internationale handel, is de AEO-vergunning steeds meer een noodzakelijke vergunning. Daarnaast wordt de AEO-vergunning steeds belangrijker als kwaliteitscertificaat. Hiermee tonen bedrijven aan dat ze onderdeel zijn van een veilige logistieke keten.
Improve werkt volgens het het Plan-Do-Check-Act principe
PDCA staat voor Plan – Do – Check – Act en is een structurele, cyclische aanpak veelgebruikt in continu verbetertrajecten. De PDCA-cirkel draagt bij aan het structureel oplossen van problematiek. Improve is volgens de Deming cirkel ingericht. Op deze manier werk je heel procesmatig aan je QHSE-doelen.
Plan: Toevoegen van AEO-risicomatrix | Toevoegen van AEO-controleplanning (integratie in QHSSE-jaarplan) | Uitbreiden van QHSE-handleiding (AEO-elementen)
Do: Beschrijven van primaire processen incl. douane elementen incl. evt. specifieke werkinstructies | Inkomende goederen | Intern transport | Uitgaande goederen | Beschrijven van secundaire processen | IT (back-up en recovery, autorisatiebeheer, alle contracten en SLA’s met leveranciers) | Security (beveiligingsplan, DFDS heeft reeds een PFSP in het kader van ISPS) | Incidentmanagement gekoppeld aan de in- en uitgaande goederen.
Check: Ontwikkelen van specifieke controleformulieren voor Douane en AEO | Controle inkomende goederen (steekproef) | Controle interne verplaatsing (steekproef) | Controle uitgaande goederen (steekproef).
Act: Geen bijzondere uitbreiding
De voordelen van een AEO-vergunning
In het Europese btw-stelsel biedt de AEO-status ook een aantal voordelen en ben je automatisch een “gecertificeerde belastingsplichtige”. Belangrijke voordelen van een AEO-vergunning zijn daarnaast:
- Minder controles
- Voorrang als u voor controle bent geselecteerd
- Keuze van de plaats van controle
- Kennisgeving vooraf bij selectie voor controle
- Wederzijdse erkenning met derde landen (bij AEO-S)
Bij de aanvraag van een andere Douanevergunning worden reeds beoordeelde criteria niet nogmaals gecontroleerd.
Verzoek indienen om eventuele controle plaats te laten vinden op een andere locatie.
Een positieve uitstraling: de AEO-status laat betrouwbaarheid zien. Daarnaast is er meteen duidelijk dat er sprake is van een financieel gezonde onderneming.
Tijdsbesparing: minder fysieke controles en voorrang bij controles.
Implementeren
- Maak gebruik van de AEO risk assessment & compliance tools in Improve
- Op maat gemaakte formulieren en procesbeschrijvingen
- Inrichten van workflow notificaties om verbetermaatregelen direct uit te zetten in je organisatie
Monitoren
- Richt dashboards en grafieken in voor strakke resultaat- en trendanalyses
- Evalueer doelstellingen en resultaten en pas KPI’s waar nodig aan
- Registreer auditbevindingen, klachten, afwijkingen en incidenten
Optimaliseren
- Analyseer je resultaten en bepaal te nemen verbetermaatregelen, zet deze uit!
- Overzichtelijk statusoverzicht van verbetermaatregelen en taken
- Geef externe auditoren tijdelijk toegang tot Improve
Zelf uitproberen?
Vraag onze demo aan
Ben je benieuwd naar wat Improve op gebied van AEO voor jou en jouw organisatie kan betekenen? Wil je een AEO-status behalen of wil je je huidige AEO-managementsysteem digitaliseren? Vul je gegevens in op de demopagina. Na het ontvangen van jouw aanvraag nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.
Demo aanvragen