Waarom zou je een online managementsysteem opzetten? Wat zijn daar de voordelen van? En kan dit dan ook digitaal? Een online managementsysteem opzetten zou veel voordelen opleveren bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen op het gebied van Quality, Health, Safety, Security en/of Environment (QHSSE). Daarnaast helpt een online managementsysteem met het behalen van bepaalde certificeringen die de professionaliteit van jouw organisatie aantoonbaar maken aan stakeholders. In dit artikel zullen wij de voordelen van het implementeren van een online managementsysteem zoals Improve bespreken en waarom het systeem van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw organisatie. Nieuwsgierig? Lees verder!
Wat is een online managementsysteem?
Een managementsysteem is een gestructureerde benadering van het beheer van processen en procedures binnen een organisatie. Het digitale systeem kan worden gebruikt om verschillende aspecten van het bedrijf te beheren, zoals kwaliteit, milieu, veiligheid en gezondheid. Het systeem wordt beheerd binnen één Cloud-omgeving. Deze software noemen wij Improve.
Wat is het doel van een online managementsysteem?
Nu je weet wat een online managementsysteem is, zul je je vast afvragen wat het doel is van de implementatie van een dergelijke software zoals Improve. Wij zullen dit globaal uitleggen. Het doel van het online managementsysteem is om doelstellingen van de organisatie te behalen. Dit is dan ook het eerste dat bepaald wordt bij het opzetten van een managementsysteem. Die doelstellingen hebben niet alleen betrekking op financieel succes, maar ook op het blijvend voldoen aan klanteisen, wet- en regelgeving en/of veilige of milieuvriendelijke uitvoering van werkzaamheden.
Een managementsysteem volgens de PCDA-cyclus
Binnen het online management systeem werken wij volgens de Deming Circle, wij noemen dit ook wel de PDCA-cyclus. De cyclus zie je zowel terug op strategisch, als op operationeel niveau in de organisatie. Omwille van deze redenen hebben wij de cyclus binnen het management systeem verwerkt. Wij zullen iedere fase individueel uitlichten:
Fase 1: de Plan-fase (doelen vaststellen)
De Plan-fase omvat het vaststellen van de doelstellingen van het online managementsysteem en het ontwikkelen van beleid en procedures om deze doelstellingen te bereiken. Dit omvat vaak het uitvoeren van een grondige risicoanalyse en het vaststellen van prestatie-indicatoren om de voortgang te meten.
Fase 2: de Do-fase (actie)
De Do-fase omvat de beschrijving van alle primaire en secundaire procedures van de organisatie. Per proces worden de risico’s in kaart gebracht en bekeken of deze in voldoende worden beheerst. Waar nodig worden de procesbeschrijvingen aangevuld met werkinstructies en registratieformulieren.
Fase 3: de Check-fase (monitoren)
De Check-fase omvat het monitoren en meten van de prestaties van het managementsysteem. Dit omvat vaak het verzamelen, meten en analyseren van gegevens om te zien of het managementsysteem effectief is en/of in welk proces er een verbetering (lees: corrigerende maatregel) kan worden doorgevoerd.
Fase 4: de Act-Fase (verbeteren)
De Act-fase omvat het nemen van corrigerende maatregelen om eventuele problemen op te lossen. Dit omvat het vaststellen van de oorzaak van eventuele problemen en het nemen van verbetermaatregelen om te voorkomen dat deze problemen zich opnieuw voordoen. Uiteraard worden genomen verbetermaatregelen hier ook geëvalueerd en waar nodig aangepast om het optimale verbeterresultaat te bereiken.
PCDA-model in de praktijk
Het PDCA-model is een cyclisch proces, wat betekent dat het herhaaldelijk wordt uitgevoerd om continu verbetering te bereiken. Het doel van deze cyclus is om het managementsysteem voortdurend te verbeteren en te optimaliseren om zo de prestaties en resultaten van het bedrijf te verbeteren. Het systeem werkt dus procesmatig voor jou!
Wat zijn dan de voordelen van een managementsysteem?
Nu je weet volgens welke principes de software van Improve werkt. Zetten wij de voordelen van het systeem op een rijtje. Welke uitkomsten kun je verwachten wanneer je systematisch met je processen te werk gaat? Wij zetten de voordelen van de software Improve op een rijtje:
-
Verbeterde efficiëntie en productiviteit van de organisatie
Door het implementeren van een online managementsysteem worden bedrijfsprocessen gestroomlijnd en geoptimaliseerd, waardoor de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf verbeteren. Dit leidt tot een betere kwaliteit van producten en diensten en/of een (nog) veiligere manier van werken, minder faalkosten, betere bedrijfsprestaties en een hogere klanttevredenheid.
-
Verhoogde winstgevendheid / het reduceren van kosten
Een effectief digitaal managementsysteem kan de operationele kosten van het bedrijf verlagen door het elimineren van verspilling en het verminderen van de kans op fouten en defecten (faalkosten). Dit kan op zijn beurt de winstgevendheid van het bedrijf verhogen en de financiële resultaten verbeteren.
-
Verbeterde naleving van wet- en regelgeving / certificeringen
De software van Improve is ontworpen om te voldoen aan specifieke ISO-normen en VCA richtlijnen voor kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu. Door het implementeren van een managementsysteem kan een bedrijf ervoor zorgen dat het voldoet aan de relevante wet- en regelgeving, waardoor het risico op boetes en juridische procedures wordt verminderd.
-
Verhoogde betrokkenheid van medewerkers en collega’s!
Het systeem kan medewerkers betrekken bij het bedrijfsproces en hen aanmoedigen om bij te dragen aan de verbetering ervan. Dit kan op zijn beurt de motivatie en betrokkenheid van medewerkers verhogen, wat kan leiden tot hogere prestaties en een lager ziekteverzuim- en/of personeelsverloop.
-
Verbeterde reputatie en imago van de organisatie
Door het implementeren van een software zoals Improve kan een bedrijf zichzelf positioneren als een verantwoordelijk bedrijf. Opdrachtgevers vereisen vaak een certificaat als aantoonbaarheid van deze betrouwbaarheid. Dit komt de reputatie en het imago van het bedrijf alleen maar ten goede.
Zelf een managementsysteem opzetten?
Hulp nodig bij het opzetten van een managementsysteem? Maak dan kennis met online managementsysteem Improve. Hét managementsysteem waar tientallen KAM/QHSE/HSE-managers dagelijks gebruik van maken. Nieuwsgierig naar de voordelen? Neem gerust contact met ons op.
Improve is een product van QHSSE Concultancy bureau Octant QHSSE Consultants.