Oog voor detail, waarmaken wat je belooft en passie hebben voor het eindresultaat. 16,5 jaar geleden zijn André Ponsen en zijn zwager Dimitri van Vliet, SVP Schoonmaak gestart. Het bedrijf is inmiddels uitgegroeid tot een volwassen organisatie met meer dan 250 medewerkers. SVP is gespecialiseerd in het schoonmaken en schoonhouden van wooncomplexen, bedrijfspanden in de zorg, het onderwijs, de automotive sector en haven/industrie. Uiteraard valt hier ook glasbewassing- en gevelreiniging onder.
Octant QHSSE Consultants begeleidt SVP Schoonmaak al jarenlang bij het voldoen aan de ISO 9001 én VCA-eisen zodat voor alle medewerkers en directie de kwaliteit van de dienstverlening en het veilig en gezond werken de hoogste prioriteit is én blijft. Om dit proces nog beter te monitoren heeft het schoonmaakbedrijf er in 2019 voor gekozen om haar kwaliteits- en veiligheidsmanagementsysteem volledig te digitaliseren met Improve, de online QHSE managementsysteem applicatie van Octant.
Waarom zijn jullie SVP Schoonmaak gestart?
‘’Voor de oprichting van SVP schoonmaak hebben mijn zwager en ik jarenlang voor een klein schoonmaakbedrijf gewerkt. Na een tijdje is het bedrijf overgenomen door een grote Europese speler waardoor de bedrijfscultuur van het bedrijf dusdanig veranderde dat wij ons plezier erin verloren. Wij besloten toen naar onze eigen visie een nieuw en vooral vernieuwend schoonmaakbedrijf op te zetten.’’
Over welke visie praten wij dan?
‘’SVP Schoonmaak staat voor Snelheid, Vakmanschap en Passie.”
”Snelheid staat voor het snel schakelen tussen klanten en medewerkers. We houden van korte lijnen. Vakmanschap staat voor onze kennis, we zijn echte vakidioten en hebben een passie ontwikkeld voor ons vakgebied. Deze idealen stromen door iedere laag van onze organisatie. We vinden het belangrijk om de verbinding te leggen met onze mensen, want zij zijn immers ons product.’’
Kun je een voorbeeld geven hoe jullie de verbinding leggen met jullie mensen?
‘’Dit gebeurt eigenlijk al vanaf het eerste moment. Na een strenge selectieronde en proefperiode van drie maanden treden medewerkers bij ons in dienst. Vanaf die tijd is het belangrijk om voldoende contactmomenten in te plannen. Zo maken nieuwe medewerkers kennis met het personeel op kantoor zodat er vanaf dag één verbinding met elkaar is. Dit is belangrijk omdat medewerkers moeten weten met wie zij kunnen communiceren als zij aan de slag gaan.
Na verloop van tijd plannen we weer nieuwe contactmomenten in. Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Tijdens deze gesprekken willen we erachter komen waar onze mensen mee bezig zijn en waar zij eventueel mee worstelen. Als er privé issues zijn waarbij wij kunnen helpen doen wij dat meteen. Denk hierbij aan o.a. het inzetten van budgetcoaches voor medewerkers die kampen met financiële problemen door hun uitgavepatroon. Daarnaast vinden we het niet meer normaal dat wij uitgebreid stil staan bij belangrijke gebeurtenissen zoals verjaardagen en andere jubilea. Onze mensen groeien met ons mee en zijn het centrale punt van onze organisatie.’’
Wat waren de eerste obstakels op het gebied van kwaliteit, veiligheid etc. tijdens de groei van het bedrijf?
‘’Op een bepaald punt besef je dat de organisatie simpelweg meer mensen in dienst moet nemen om verder te groeien. De processen die in ons hoofd geprent waren moesten nu ook vertaald worden naar duidelijke werkinstructies voor nieuwe medewerkers. De eerste stap is dan ook het in kaart brengen van die processen om de organisatie te standaardiseren. We hebben destijds contact opgenomen met Mark om ons hierin te ondersteunen.’’
Waarom kiezen voor een online managementsysteem zoals Improve?
‘’De processen die we in kaart hebben gebracht zijn niet altijd even consistent op de werkvloer uitgevoerd. De werkmap met meldingsformulieren, risicoanalyses, registraties en checklists werd nog weleens vergeten.
De keuze om voor een online managementsysteem zoals Improve te kiezen is een logische stap geweest om de kwaliteit en veiligheid van onze organisatie te waarborgen. Het systeem kan op iedere smartphone geïntegreerd worden waardoor onze medewerkers nu altijd het mapje in hun binnenzak hebben. Dat werkt zeer efficiënt en veilig.’’
Hoe hebben jullie Improve binnen de organisatie geïmplementeerd?
”Simpel, door hen de voordelen van het systeem te laten zien”. Dit was niet moeilijk aangezien onze medewerkers beschikken over uitgebreide vakkennis en dus bekend zijn met de risico’s van hun werkzaamheden. We moesten er alleen voor zorgen dat zij op hun schoonmaakobject afwijkingen, klachten en verbeterpunten goed konden registreren zodat deze direct door de rayonmanagers konden worden opgepakt. Daarnaast hebben wij in Improve alle benodigde werk- en veiligheidsinstructies vastgelegd. Iedere medewerker heeft hierdoor altijd direct toegang tot de juiste informatie. Door op de objecten Safety toolbox meetings te organiseren hebben we voor improve een goed draagvlak gecreëerd.’’
Hoe ervaren medewerkers het online management systeem?
‘’Onze medewerkers zijn erg te spreken over het online managementsysteem. Binnen een handomdraai laten zij tijdens ISO- en VCA audits via de Improve app de juiste werkinstructies en Product Informatiebladen zien. Tijdens de periodieke audits levert dit altijd dikke complimenten op. Improve waarborgt niet alleen de kwaliteit en veiligheid, het zorgt ook voor een praktische werkwijze en dus is het een onderscheidende factor. Dat geeft een goed gevoel!’’
Zijn er verder nog doelen die jullie op het gebied van QHSE met SVP schoonmaak willen bereiken?
‘’We hebben de afgelopen jaren veel bereikt. Alle processen zijn in kaart gebracht, van ISO 9001 tot VCA. Nu zijn we klaar voor de volgende stap. We moeten nu niet denken dat we er al zijn. De kwaliteit- en veiligheidsprestaties moeten continu worden gemeten en geoptimaliseerd. Een jaarlijkse nulmeting is dan ook van essentieel belang. Hoe goed doen we het nu écht? Welke stappen moeten we nog zetten? Daarnaast zijn er nog veel meer QHSE-gebieden waar we aan kunnen werken. Het reduceren van onze CO2 uitstoot is daar zeker één van. Op deze manier dragen wij bij aan een schone wereld. En laat dat nou net zijn waar wij zo van houden!”