Implementatie online management systeem Improve

Delta Heat Services beschikt al jaren over een QHSE managementsysteem wat is gecertificeerd voor ISO 9001:2015 en de VCA-Petrochemie (VCA-P) checklist. Begin dit jaar koos Delta Heat Services voor online managementsysteem Improve om het bestaande managementsysteem te digitaliseren en alle QHSE registraties in de cloud te kunnen beheren. Samen met Octant QHSSE consultants heeft Orlando in 2022 het nieuwe online managementsysteem gevuld met de benodigde procedures en registratieformulieren en het geïmplementeerd in de organisatie. Hoe is de implementatie van online management systeem Improve verlopen?

Delta Heat Services is specialist in industriële warmtebehandelingen op locatie. Met een flexibele benadering en hoge kwaliteit dienstverlening kunnen zij onder andere grote turnarounds, onderhouds- en nieuwbouwprojecten uitvoeren.

Voorheen hanteerde Delta Heat Services een systeem dat bestond uit voornamelijk losse Word, Visio en Excel documenten Procedures, formulieren, handboeken allemaal op één schijf. Door het overstappen naar Improve beschikt men nu over één overzichtelijk online systeem waar men naast procesbeschrijvingen en registratieformulieren ook alle registraties en te nemen beheersmaatregelen in kan vastleggen. Nu een half jaar later na de implementatie, spreken wij in vestigingsplaats Stellendam met Orlando over dit proces.

Begin dit jaar koos Delta Heat Services voor online managementsysteem Improve, hoe is deze implementatie verlopen?

“Goed! Wij zijn nu al een tijdje verder en met name het registreren van al onze QHSE-registraties verloopt binnen het systeem prima. Dit kan uiteraard op de computer maar nu dus ook op ieder mobile device. We werken internationaal dus nu kunnen onze medewerkers op hun projecten direct bijvoorbeeld werkplekinspectie-, evaluatie- of meldingsformulieren invullen. Het staat dan meteen in ons systeem en dan kunnen wij er gelijk een verbetermaatregel aan koppelen en in de organisatie uitzetten. Voorheen werkten wij met een offline managementsysteem. Iedere keer pakte ik dan het hele archief erbij om registraties te kunnen doen en na te lopen. De hele tafel lag dan bezaaid met papierwerk. Alleen al de gedachte over deze werkzaamheden ontmoedigde mij vaak. Nu Delta Heat Services voor Improve heeft gekozen is dit wel anders. Binnen het systeem kan ik in één oogopslag zien wat er nog moet gebeuren en welke acties er verder openstaan. De digitalisatie heeft op het gebied van efficiëntie dus echt zijn vruchten afgeworpen.’’

Wat is jouw taak als QHS-manager

‘. Het systeem geeft een duidelijk overzicht over de status van je uitstaande verbetermaatregelen. Mijn taak is het er op toezien dat alle benodigde ISO- en VCA registraties in het systeem worden geregistreerd én dat verbetermaatregelen worden opgepakt door de verantwoordelijke functionaris. Staat alles op groen? Dan weet ik dat verbetermaatregelen zijn uitgevoerd en dat we het resultaat ervan kunnen evalueren . Staan bepaalde acties op rood? Dan weet ik dat er nog werk aan de winkel is. Sommige medewerkers moeten nog erg wennen aan het systeem, dus af en toe bel ik dan de desbetreffende verantwoordelijke/gebruiker voor een nog openstaande verbetermaatregel. Dat is niet erg, onze organisatie is flexibel dus wij communiceren snel met elkaar.’’

Zijn er naast de overzichtelijke dashboards andere voordelen verbonden aan de implementatie van Improve?

‘’Naast efficiëntie, het 24/7inzicht in onze QHSE prestaties en de interne communicatie erover denk ik dat wij met Improve tijdens audits kunnen aantonen dat wij daadkrachtig en gestructureerd met continue verbetering op het gebied van QHSE aan de slag gaan. Wij nemen de naleving van de ISO- en VCA-P certificeringen serieus. Met name op het gebied van veiligheid en kwaliteit hebben wij door Improve eventuele onvoldoende beheersing van onze risico’s direct in kaart en kunnen we pragmatisch bijsturen. Zo werken wij doorlopend aan de verbetering van de veiligheid op de werkvloer en de kwaliteit van onze dienstverlening. En dat is precies wat onze stakeholders van ons verwachten.”

Wat zijn de doelen voor aankomend jaar?

‘’Nog meer draagvlak in de organisatie creëren voor Improve. Ik wil graag meer input uit organisatie ontvangen door meer gebruikers aan te maken en zo dus meer mensen te betrekken bij het o.a. registreren van meldingen en verbeterpunten. Daarnaast wil ik nog meer in contact met de operationele medewerkers komen, waar lopen zij in het werkveld tegenaan? Hoe kunnen wij dit verbeteren? Als we dit dan doorvoeren in onze processen zien de medewerkers dat direct terug in de vorm van herziene procedures of werkinstructies in Improve. Dat is in mijn opinie echt de kracht van het systeem’’.